Se stai leggendo questo post avrai già sfatato il mito che basta una buona idea, affidarsi a qualche buon libro, applicare la teoria per scoprire che il gioco non è fatto! Gestire tempo, budget e risorse, trovare spazio nel mercato, scalarlo è tutta un’altra cosa. 

Per creare un prodotto che funzioni è necessario individuare correttamente chi fa cosa, come e quando, misurando l’intero processo. Trovare le persone giuste, capire cosa far loro fare per apportare davvero valore al progetto, pianificare le attività in base alla strategia e agli obiettivi è una delle parti più complesse nello sviluppo e nella diffusione di un prodotto. Ma veniamo al dunque, a capire che cosa sono gli OKR? 

Resa famosa da Google, gli OKR, ovvero Objectives and Key Results (Obiettivi e Risultati Chiave), sono una metodologia diffusa soprattutto nelle aziende digitali, ma che oggi si sta diffondendo anche in contesti diversi come strumento di gestione delle priorità strategiche in azienda come un modello partecipativo e innovativo. Da Google a Facebook, da Spotify a Uber, giusto per citarne alcune, usano gli OKR come parte integrante dei loro processi aziendali. Avere una buona strategia di pianificazione degli obiettivi di business e una misurazione dei risultati è un punto chiave strategico e di differenziazione nel modus operandi  dell’azienda: qualcosa che fa davvero la differenza. Indipendentemente dalla tipologia, dalla grandezza o dal settore di attività dell’impresa, il metodo OKR è uno dei metodi di definizione degli obiettivi e di monitoraggio dei progressi più efficaci: creano allineamento sugli obiettivi e sui risultati da raggiungere, andando a coinvolgere tutti i membri dell’azienda. 

Gli OKR superano il concetto di “raggiungimento dell’obiettivo e valutazione della performance” fine a se stessa, inserendosi in un’ottica più ampia di condivisione dei compiti e dei goal aziendali. Quindi potremmo dire che gli OKR sono uno strumento attraverso cui allineare obiettivi e risultati, coinvolgendo ogni livello dell’azienda, dal team al singolo, nella strategia di business. Si stabiliscono gli obiettivi, si classificano in ordine di priorità le azioni da fare per raggiungerli, si misurano i progressi in base ai risultati. 

Gli OKR creano un allineamento, a livello di team e di azienda, su cosa fare per raggiungere la meta: aiutano quindi a gestire le attività, ad agire secondo la logica e la strategia, a misurare le azioni che determinano i processi. Gli OKR quindi ci aiutano a focalizzarci ogni giorno su cosa fare, su cosa fare focus, su quanto sia vicino/lontano dalla mia meta. Gli Objectives sono la meta che si vuole raggiungere, i Key Results i percorsi da fare per raggiungere gli obiettivi. 

Facciamo un esempio: ho uno shop online che vende borse artigianali realizzate in Toscana, voglio aumentare le mie vendite del 15% nel prossimo trimestre. Cosa posso fare? Quali strade, quali Key Results potrei intraprendere per arrivare al mio Objective?Creare una campagna adv su Google e far comparire il mio shop online nei primi risultati di ricerca “borse artigianali Toscana”; Inviare un codice sconto a tutti i nuovi iscritti alla newsletter. 

Quindi con gli OKR prima definisco l’Objective (obiettivo), poi i Key Results (azioni da fare) per poi definire le task da svolgere e assegnarle. Questo metodo ti porta a ragionare in modo logico e organizzare le tue attività in base all’obiettivo finale: niente è fatto a caso, secondo umori o emozioni; tutto ciò che allontana dall’obiettivo va rimosso dal processo.

OKR, GLI ELEMENTI ESSENZIALI.

Gli OKR si compongono di due parti essenziali: gli obiettivi + i risultati chiave. Ma andiamo per ordine.

• Obiettivo/Obiettivi. Ogni azienda ha una missione, il suo traguardo da raggiungere: dalla sua missione, ovvero dal suo grande Obiettivo, è possibile definire tanti e diversi obiettivi che portano l’azienda a perseguire e raggiungere la sua missione nel tempo. Questa serie di obiettivi dovrà essere definita, condivisa e ben chiara a tutti i singoli membri dell’azienda.

• Risultati Chiave. Ogni obiettivo ha i suoi Key Results, cioè la sua strada da percorrere: sto andando nella direzione giusta? Raggiungerò così i miei obiettivi? Per essere sicuri che l’obiettivo venga raggiunto bisogna definire key results che siano reali, misurabili, coerenti con la missione, delimitati.

• Misurazione. La valutazione della gestione degli obiettivi è uno dei passaggi cruciali nel processo “obiettivi - risultati chiave - misurazione”: ciò permette di ri-allinearsi sulle priorità, capire cosa va corretto nella strategia in caso in cui i risultati ottenuti non fossero sufficienti a soddisfare gli obiettivi. Rispetto ad altri metodi tradizionali, negli OKR la persona e il team non vengono mai premiati in base ai risultati raggiunti e penalizzati per quelli non raggiunti. Ciò facilita il singolo e il team ad innalzare l’asticella delle aspirazioni e rendere gli obiettivi più ambiziosi. Pensateci bene: se nei metodi tradizionali l’individuo viene misurato in base agli obiettivi che raggiunge, questi obiettivi non saranno mai così tanto ambiziosi, come invece lo sono negli OKR. È proprio l’approccio ad essere diverso, in ottica di condivisione e miglioramento. Gli OKR non vengono quasi mai raggiunti al 100%, in quanto sono molto sfidanti: qual margine che ci separa dal loro pieno raggiungimento è un’occasione di crescita. Gli objectives si misurano in una scala da 1 a 100: raggiungere già il 70% rappresenta un ottimo risultato. Perché? Raggiungere il 100% starebbe a significare che l’objective non era così sfidante. I key results, che rappresentano invece il percorso fatto per raggiungere l’obiettivo, devono essere soddisfatti pienamente: rendono chiaro ed evidente se la strada percorsa per arrivare all’obiettivo è quella giusta, indicando a che punto del percorso si trova ogni team e professionista.

Gli OKR sono un metodo di allineamento e uno strumento di comunicazione fondamentale non per un singolo team ma per l’intera organizzazione: si caratterizzano per un ciclo di definizione di obiettivi più breve, generalmente si tratta di 3 mesi. Quindi gli Objectives sono la meta da raggiungere, i Key Results la strada da seguire per raggiungere la meta. 

È importante sottolineare che gli OKR sono applicabili in vari contesti e sono estremamente funzionali alla crescita dell’individuo e dell’organizzazione.

Gli OKR apportano alle aziende che li utilizzano sicuramente dei benefici, come:

• Maggior Collaborazione, Migliore Comunicazione: gli OKR rendono il singolo parte integrante del processo oltre che responsabile per il raggiungimento degli obiettivi individuali e aziendali;
  
  

• Focus: lavorando su obiettivi di quarter, quindi obiettivi spalmati su un breve periodo e non su un intero anno, ha il vantaggio di verificare quotidianamente se le singole azioni sono o non sono in linea con i key results e con gli objectives. Ciò porta a restare focalizzati e ad avere maggior possibilità di raggiungere gli obiettivi.
  
  

• Chiarezza e Trasparenza: i risultati da ottenere per raggiungere gli obiettivi e la loro misurazione devono essere visibili a chiunque all’interno dell’organizzazione, in modo da lavorare tutti, nella stessa direzione, per raggiungere uno scopo condiviso.

Gli OKR seguono sia un andamento a cascata, ovvero Top > Down, che un andamento Bottom > Up. Cosa significa? La direzione viene dall’alto in quanto è focalizzata sulle priorità e sulla mission dell’azienda: pertanto tutte le azioni verranno volte sempre e solo al raggiungimento degli obiettivi e di una visione comune ma resta libertà nello scegliere come raggiungere questi obiettivi. Dare la libertà di capire, ad ogni persona, come muoversi e come raggiungere l’obiettivo permette di rischiare e quindi di far crescere il team.

Il PM assegnando degli obiettivi (Top > Down) scrive un perimetro entro cui far muovere il team ma il team avrà la libertà nel come muoversi verso gli obiettivi (Bottom > Up). Chi nell’albero sta sotto andrà a supportare la missione dell okr principale.

Facciamo un esempio di OKR, considerando che all’obiettivo si abbinano almeno 2 key results: la missione comune è aumentare il traffico del mio sito e rendere i contenuti più visibili; il mio obiettivo, che si ispira alla missione comune, è quello di aumentare il numero degli iscritti alla newsletter così da avvisarli ad ogni uscita di un nuovo post. Quindi:
Key Result: pubblicare almeno un contenuto nuovo a settimana. 

Key Result: raggiungere con quel post almeno 200 persone.

Quindi dovrò pensare ad una strategia per raggiungere più iscritti e occuparmi di creare più post.

OKR: delega, libertà e trasparenza 

Gli OKR semplificano quindi anche il processo di delega: quando le attività e di conseguenza le responsabilità aumentano, si tende a voler aumentare il controllo, cadendo nella trappola dell’HOW. Cosa significa? Nel disordine si tende sempre a concentrarsi più sul HOW, sul come, rispetto al WHY, cioè al perché vanno fatte quelle determinate cose. Ma se tutto è così bello perché nei processi di gestione non vengono sempre implementati gli OKR?

Un motivo sicuramente determinante nel fallimento dell’implementazione degli OKR è la stessa cultura aziendale. Gli OKR sono un mezzo, uno strumento, non una soluzione. Se il mindset aziendale è legato ad esempio:

• all’assenza di delega;

• all’assenza di condivisione delle informazioni;

• all’assenza di una strategia
  
  

gli OKR amplificheranno queste problematiche e renderanno tali problematiche visibili a tutti gli attori coinvolti. 

Essendo un metodo Top-Down deve essere lo stesso CEO con i Manager a credere negli OKR e a trasmettere al team la loro forza, allineando l’azienda su risultati misurabili. Anche il founder e/o il CEO, insieme al team, deve condividere i suoi obiettivi e renderli trasparenti e chiari a tutti. La trasparenza per chi abbraccia la metodologia degli OKR è fondamentale: conoscere ciò che fanno gli altri team permette di avere una visione condivisa e chiara ma soprattutto imparare dagli altri. 

Un aspetto quindi fondamentale è la disciplina. Dopo aver impostato gli OKR questi vanno verificati regolarmente. Fissate degli step di verifica: settimanalmente, ogni due settimane, ogni venti giorni... ma verificateli. Solo così potrete rimanere focalizzati sugli obiettivi e procedere tutti in modo allineato.

Gli OKR non sono i KPI: gli OKR allineano il team, mantengono il focus, migliorano individualmente portando a fissare obiettivi sfidanti. Quando non vengono raggiunti nemmeno in parte si analizzano cercando di capire cosa non ha funzionato: se l’HOW, se le task correlate, se l’obiettivo stesso. L’apprendimento fa parte del processo. Come già detto, l’OKR è un obiettivo sfidante quindi non verrà per sua natura raggiunto mai al 100%:  soddisfarlo già al 70% è un ottimo risultato ma stare sotto il 30% spesso indica di non averci nemmeno provato (cosa molto possibile in quanto spesso si sottovalutano gli okr o non si sono gestite insieme alle urgenze e alle altre attività quotidiane). Anche se ciò ti sembrerà strano gli OKR non dovranno mai essere raggiunti al 100%: infatti gli OKR sono ambiziosi, mirano in alto.

Quando si vanno a fissare i propri OKR si individuano e fissano due tipologie diverse di questi: 

• I Roofshot OKR, che sono obiettivi difficili da raggiungere ma raggiungibili;

• I Moonshot OKR, sono invece quelli più sfidanti e complessi, sono obiettivi che incentivano a proporre delle innovazioni che vadano a migliorare la struttura.

In base al numero di linee di riporti dell’azienda si procede a cascata (waterfall) verso il basso replicando il momento di confronto e approvazione, tra manager e collaboratori. Prima dell’inizio del quarter tutti gli OKR dovrebbero essere settati e condivisi. Ogni settimana, ogni due, ogni mese... fissa una scadenza per rivedere tutti gli OKR, lo stato di avanzamento di questi, non perdendo focus sulle priorità.

Terminato il quarter vanno rivisti gli OKR di tutti e dell’azienda: ciò permette di dare e avere una visione reale e misurata dell’azienda. Cosa è andato bene, cosa è andato male, perché è andato bene, perché è andato male, cosa è migliorabile.

Gli OKR apportano cambiamento, sono cambiamento. Implementarli in azienda porta a scegliere di andare ad intervenire non solo su azioni mal su mindset e sui comportamenti.

Per fare le cose gradualmente inizia da un numero ristretto di persone all’interno dell’azienda.
Testa gli OKR prima sui riporti diretti e poi via via a cascata: sarà più facile coinvolgere le persone e far comprendere i benefici di tale strumento.

Ricorda di restare focalizzato: domandati sempre cosa cambierebbe nella tua azienda, che beneficio avresti se raggiungessi l’obiettivo X. Solo il 20% di ciò che facciamo genera risultati: resta focalizzato sulle attività che generano risultati e togli tutto il resto.

Come abbiamo già detto, gli OKR ti aiutano a stare in un perimetro. Sono una specie di bussola che ti aiuta a dire di no a tutto ciò che ti allontana dagli obiettivi prefissati: ti permettono di restare focalizzati e perseguire.