Per fare grandi progetti bisogna essere bravi a guardare lontano, a lungo termine. Porsi quindi degli obiettivi, misurarli ma allo stesso tempo convivere con le attività giornaliere, con le tantissime attività giornaliere che occupano spesso tutto il nostro tempo. Stakeholder, incidenti di percorso, nuove opportunità da cogliere: districarsi tra tattica e strategia non è semplice ma… nemmeno impossibile!

Ma andiamo per ordine. Possiamo innanzitutto dire che i passaggi focali di un processo corretto possono essere riassunti in:

• Visione;

• Missione e definizione degli Obiettivi;

• Studio e elaborazione della Strategia;

• Studio e esecuzione della Tattica.

Già dall’individuazione dei punti focali del processo di sviluppo di un progetto è chiaro come la Strategia e la Tattica non siano la stessa cosa. Possiamo infatti dire che la strategia è come arriviamo a raggiungere il nostro obiettivo mentre la tattica rappresenta le azioni specifiche che andremo a fare. Sun Tzu, autore del trattato militare L’arte della guerra, afferma che “la strategia senza la tattica è la più lenta strada per raggiungere la vittoria. La tattica senza strategia è il rumore che precede la sconfitta.”

Facciamo un esempio guardando alla storia militare, vista la ricorrente assonanza tra mondo militare e marketing sia nelle strategie che nei termini: 

• l’obiettivo di un grande imperatore era conquistare nuove terre e nuovi popoli;

• la strategia utilizzata per compiere le conquiste era sia militare che diplomatica;

• la tattica era quindi rappresentata da azioni legate a strategie militare, ovvero come per esempio sferrare un attacco inaspettato al popolo nemico, ma anche diplomatiche come combinare matrimoni con donne di popoli diversi per conquistarli.

La strategia deve quindi essere funzionale ai propri obiettivi, alla base di ogni attività e condivisa con il team che deve allinearsi con questa. Andando a creare la strategia bisogna restare focalizzati sui propri obiettivi, su quali risultati si vogliono ottenere. 

ESEMPIO 

Ho un’azienda che produce borse in pelle:

• il mio obiettivo è allargare la mia fetta di mercato. 

• Quale strategia uso? L’azienda, in tutti i suoi livelli, conoscerà il mio obiettivo e pertanto lavorerà per ottenerlo seguendo la strategia scelta: uscire sul mercato con un prezzo d’uscita leggermente inferiore alla media e avere sempre il prodotto disponibile in magazzino. Quindi ogni collaboratore e reparto lavorerà in questa ottica: ampliare il mercato lavorando sul prezzo e sull’immediata disponibilità. 

• Ecco che entra in scena la tattica, ovviamente anch’essa funzionale agli obiettivi, che segue una linea temporale definita con ogni attività misurabile nel suo impatto. Nella tattica e nella pratica quindi per ridurre il prezzo di uscita del prodotto l’azienda dovrà ridurre i suoi costi: quindi una tattica sarà analizzare i processi di produzione e portare al minimo gli sprechi interni, misurando la differenza tra prima e dopo l’attuazione della tattica.

Possiamo in estrema sintesi affermare che la strategia sia una visione a lungo termine, mentre la tattica si occupa di azioni a breve termine che devono essere compiute per raggiungere gli obiettivi definiti nel piano strategico. Per questo la strategia iniziale si può adattare ai cambiamenti ma mai essere completamente stravolta.

Per pianificare una strategia è importante porsi delle domande e avere più chiari possibili gli obiettivi:

• Dove mi trovo adesso?

• Dove voglio arrivare?

• Quali sono gli obiettivi che voglio raggiungere nei prossimi 3 mesi? E nei prossimi 6?

• Chi è il responsabile di questi obiettivi? Con chi devo condividerli?

Per quanto riguarda invece la tattica, vanno definiti tutti gli step e le azioni da fare a breve termine per poter mettere in atto la strategia, dando la priorità a quelle più importanti e inserendole in una linea temporale. Per stabilire una tattica devo quindi domandarmi:

• Quanto tempo ho per raggiungere gli obiettivi che mi sono posto?

• Di quali strumenti e risorse necessito?

• Quali sono le azioni specifiche da compiere?

• In che priorità?

• In quanto tempo?

Come visto nel post precedente, un metodo di pianificazione strategica e tattica utilizzata da grandi aziende innovative come Google o FB è quello degli OKR che si basa sulla definizione di Obiettivi (Objectives) e Key Results (KR), cioè quelle metriche che ti dicono che li stai raggiungendo. Gli obiettivi rispondono al COSA mentre i risultati al COME: cosa significa? L’objective è un obiettivo, sfidante ed ambizioso, che risponde alla domanda what?; i key results sono invece risultati misurabili necessari per raggiungere l’objective e che rispondono alla domanda how?.

Ma come restare focalizzato e riuscire a portare avanti la tua combinazione di strategia-tattica?

• Agile Thinking: se applicato a tutto il processo, l’Agile ha davvero la forza di cambiare le cose. Pensare e agire in ottica Agile ti permette di restare focalizzato su poche cose ma su quelle fondamentali, riducendo al minimo tutto ciò che distrae e allontana dagli obiettivi. Lo stesso approccio utilizzato per lo sviluppo di un prodotto si può quindi applicare alle attività e all’organizzazione di queste.

• Semplicità: è questa la parola chiave per implementare gli OKR nella tua azienda. Sembra una banalità ma ti assicuro che non lo è affatto, per collegare i tuoi obiettivi annuali, quelli di quarter ai task giornalieri devi averli sempre e dico sempre davanti. Separare le due aree porta solo a una grande confusione o peggio a considerare soltanto le attività quotidiane. Per prima cosa parti da gli OKR aziendali, quindi gli obiettivi di quarter dell’azienda: da quelli vai a definire i tuoi, inserendo in un plan tutte le attività che dovrai svolgere per arrivare a tali risultati. Ecco perché devi legare le due aree e gestirle con un unico strumento, sennò finirai per soccombere sempre alle incombenze quotidiane e non portare avanti le attività per raggiungere gli obiettivi di quarter.

OKR + TASK QUOTIDIANI

Organizza il tuo lavoro in una semplicissima ma strategica Kanban divisa in colonne: Backlog, To Do, Doing, Done. Vado quindi ad aggiungere nel Backlog e NON NEL TO DO i miei task. Questo step è fondamentale perché io dovrò obbligatoriamente spostare la task da Backlog a To Do: ciò mi costringerà a chiedermi se quello che sto per andare a fare rispetta i miei obiettivi. Giorno dopo giorno andrò a spostare i miei task in Doing e poi in Done, aggiungendone al Backlog. Aggiungi ai task etichette, collegamenti, allegati, timesheet, dipendenze e tutto ciò che ti é necessario per avere sempre una visione d'insieme chiara e immediata. Un consiglio? Sposta nei To do e Doing pochi task alla volta solo così potrai focalizzare le cose da fare e chiuderle.

Quindi se ora la condizione attuale è che apro gli occhi e salto giù dal letto il più  velocemente possibile già pensando alle mille cose da fare, domani la storia sarà sempre la stessa (facciamo impresa non miracoli!) ma con un grande alleato in più: il Backlog. Prendersi prima di iniziare la giornata, giusto 10/15 minuti per riguardare il Backlog e assegnare le priorità mi permetterà di restare focalizzato e capire cosa fare e perché è importante che io lo faccia.

Una volta finito il quarter si ricomincia, andando a lavorare su nuovi obiettivi e quindi nuovi task.